Art. 4° O procedimento de compras terá início com o recebimento da requisição de compra, precedida de verificação pelo requisitante de corresponder ao item previsto no orçamento a que se referir e que deverá conter as seguintes informações:

I. quantidade a ser adquirida;

II. regime de compra: rotina ou urgente;

III. informações especiais sobre a compra.

Art. 5° Considera-se de urgência a aquisição de material ou bem, com imediata necessidade de utilização ou no atendimento que possa gerar prejuízo ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços e equipamentos.

§ 1 ° O setor requisitante deverá justificar a necessidade de adquirir o material ou bem em regime de urgência.

§ 2° O setor administrativo-financeiro poderá dar ao procedimento de compras o regime de rotina, caso conclua não estar caracterizada a situação de urgência, devendo informar o requisitante dessa decisão.

Art. 6° O setor administrativo-financeiro deverá selecionar criteriosamente os fornecedores que participarão da concorrência, considerando idoneidade, qualidade e menor custo, além da garantia de manutenção, reposição de peças, assistência técnica e atendimento de urgência, quando for o caso.

Parágrafo único. Para fins do disposto no caput deste artigo, considera-se menor custo aquele que resulta da verificação e comparação do somatório de fatores utilizados para determinar o menor preço avaliado, que além de termos monetários, encerram um peso relativo para a avaliação das propostas envolvendo, entre outros, os seguintes aspectos:

I. custos de transportes seguro até o local da entrega;

II. forma de pagamento;

III. prazo de entrega;

IV. facilidade de entrega nas unidades;

V. agilidade na entrega nas unidades;

Vl. credibilidade mercadológica da empresa proponente;

Vll. disponibilidade de serviços;

VlIl. quantidade e qualidade do produto;

IX. assistência técnica;

X. garantia dos produtos.

Art. 7º O processo de seleção compreenderá a cotação entre os fornecedores que deverá ser feita da seguinte forma:

I. compras com valor estimado acima de R$ 2.000,00 (dois mil reais) demanda o mínimo de 03 (três) cotações de diferentes fornecedores, obtidas por meio de pesquisa de mercado, fax ou e-mail.

Parágrafo único. Para as compras realizadas em regime de urgência serão feitas cotações por meio de telefone, fax ou e-mail.

Art. 8º A melhor oferta será apurada considerando-se os critérios estabelecidos no Art. 6º e seu parágrafo único do presente Regulamento e será apresentada à Diretoria da entidade, a quem competirá, exclusivamente, aprovar a realização da compra.

Art. 9º Após aprovada a compra, o setor administrativo-financeiro informará aos requisitantes e fornecedores.

Art. 10. O Pedido de Compra corresponde ao contrato formal efetuado com o fornecedor. Ao encerrar o procedimento de compras, o documento deve representar fielmente todas as condições em que foi realizada a negociação.

Parágrafo único. O Pedido de Compra deverá ser assinado pela Diretoria da entidade.

Art. 11. O recebimento dos bens e materiais será realizado pela unidade compradora, responsável pela conferência dos materiais, consoante as especificações contidas no Pedido de Compra e ainda pelo encaminhamento imediato da Nota Fiscal ou Documento Comprobatório ao setor administrativo-financeiro.